Il existe différents statuts d’étudiants : la formation initiale pour poursuivre un cursus universitaire à l’issue du baccalauréat et la formation continue tout au long de la vie, pour les salariés ou les demandeurs d’emploi qui reprennent des études en cours de carrière afin de se perfectionner ou de se réorienter. Il existe une autre catégorie, celle des auditeurs libres, qui suivent des études pour leur plaisir, sans condition d’âge, ni de diplôme, mais ne passent pas d’examens et aucun diplôme ne sanctionne leur année universitaire. Il peut s’agir des auditeurs de l’université ouverte (UO), ou d’autres qui suivent des cours dits “classiques” ou “théoriques” dans les UFR. En revanche, les travaux dirigés (TD), réservés aux étudiants inscrits, ne leur sont pas accessibles. Les enseignements se déroulent en présentiel ou, pour certains, à distance (comme les formations du centre de téléenseignement universitaire, le CTU), sans oublier les enseignements délivrés à distance pendant la crise sanitaire. Enfin, le format hybride (à distance mais avec quelques semaines en présentiel) est parfois adopté.
Toutes les inscriptions des étudiants sont gérées par les services de la scolarité. Les « scol[1] », comme on les dénomme familièrement, sont présentes dans toutes les composantes de l’université : UFR, instituts (IUT et ISIFC) et dans certains services communs comme le CLA, le CTU, l’IPAG, la formation continue ou encore l’UO.
En 1993, le service déménage à la nouvelle présidence, rue Goudimel. Cette direction centralisée s’intitule alors service des formations et de la réglementation des études, toujours sous la responsabilité de Michelle Genevois, assistée d’une secrétaire, Corinne Gervais. Chargé de la mise en œuvre de la politique générale de l’université pour la formation et les études, ce service assure la gestion des campagnes d’habilitation à délivrer les diplômes, le suivi de l’évolution de la réglementation, des procédures et de leur application. Il apporte une fonction d’assistance et de conseils réglementaires auprès des instances dirigeantes et des composantes de l’université, ainsi qu’une expertise et un suivi des recours gracieux des étudiants. Il a la responsabilité d’élaborer le cadre d’action, la méthodologie à appliquer par l’ensemble des composantes et d’intervenir aussi bien en amont des délibérations des instances, pour recueillir les informations et assurer le contrôle des dossiers, qu’en aval pour garantir la bonne application des décisions. Il exerce également les vérifications de forme et de fond afin de veiller à la conservation des archives des diplômes délivrés par l’université, qu’ils soient nationaux ou propres à l’établissement (diplômes d’université, DU).
Dans les composantes, la mission initiale des scolarités est la gestion des inscriptions ou des réinscriptions des étudiants. Il s’avère qu’à l’origine, c’est le plus souvent un personnel féminin qui occupait ces fonctions. De nombreuses autres activités remplissent leur quotidien. Elles organisent la gestion des emplois du temps, de l’occupation des salles, des sessions d’examens ou traitent le transfert des dossiers des étudiants changeant d’université ou d’UFR. Lors de l’habilitation des cartes des formations, elles participent activement à la réactualisation des documents de présentation des filières. Par ailleurs, tout au long de l’année, elles veillent à mettre à jour les dossiers des étudiants, saisissent les notes des résultats aux examens, délivrent les diplômes et les demandes d’attestation ou d’équivalence et archivent les dossiers.
La forte croissance des effectifs étudiants rend souvent complexe l’organisation de la session d’examens. Déjà en 1994, alors qu’à cette date l’UFR de médecine pharmacie compte 2 600 étudiants, les épreuves de janvier mobilisent 110 salles, 226 surveillants, pour plus de 20 000 copies et des milliers de notes à saisir dans des délais contraints, afin de valider ou pas la moyenne et le classement. À partir d’un certain seuil, l’UFR doit externaliser les épreuves dans le hall de Micropolis au Palais des congrès. Si les outils numériques ont progressé, l’organisation de ces épreuves dans cette composante, qui compte en 2022-2023 6 302 étudiants, reste une vaste entreprise. L’UFR STAPS, de son côté, rencontre des difficultés analogues et organise ses épreuves dans un gymnase. L’UFR ST utilise tout l’espace du grand hall de propédeutique.
Toutefois, la mission première des personnels des services de scolarité reste l’information, le conseil et l’accueil des étudiants. C’est en effet vers eux qu’ils se tournent en priorité pour tous leurs problèmes quotidiens. Les scolarités sont le cœur battant des composantes.
Initialement, la gestion des inscriptions se réalise sous forme de dossiers « papier » et à la main[2], source d’un long processus de travail durant les premiers mois de l’année universitaire. Afin de ne pas pénaliser les universités, dont certaines scolarités des UFR les plus volumineuses finissent d’inscrire tardivement la masse de leurs étudiants, le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche arrête la date du 15 janvier de chaque année pour les comptabiliser. La dotation[3] des crédits s’attribuant par année civile, selon le nombre des étudiants inscrits, cette date permet d’atteindre le nombre le plus définitif possible (et donc le plus favorable pour l’établissement) pour ce calcul.
Dès 1981, sous le mandat de Jacques Robert dont c’est une des priorités, s’opère une décentralisation de la saisie des applications de gestion dans les UFR, d’abord sur les écrans, puis sur les PC. C’est ainsi qu’en 1982 Michel Roignot, alors secrétaire général de l’UFR sciences médicales et pharmaceutiques, et Élisabeth Flénet, responsable du service informatique de gestion[4], lancent une requête pour éditer les premières cartes d’étudiants, directement depuis le service de scolarité. L’impression de la première carte se déroule bien, mais la suivante n’arrive jamais… Il s’avère que la mémoire est insuffisante car les travaux de recherche des laboratoires utilisent toute la puissance de la machine. Michel Roignot décide d’acheter un autre ordinateur, qui sera affecté à la gestion administrative. Trois semaines plus tard, son arrivée permet la première édition, historique, des autres cartes d’étudiants.
À partir de 1988, lors du mandat de Jean-François Robert, le BIRE, bureau d’information et des relations extérieures, à l’initiative de René Didi, envisage de créer une identité visuelle innovante pour l’université de Besançon, en collaboration avec Catherine Zask, graphiste[5]. Un de leurs premiers dossiers concerne l’évolution graphique de la carte d’étudiant dont la facture, jusqu’ici très académique, est revisitée avec un design iconique.
Le service informatique travaille ainsi en étroite collaboration avec les services de scolarité pour développer les outils informatiques et gérer les données relatives à l’inscription des étudiants. En 1992, lors du mandat de Michel Woronoff, les lycéens qui souhaitent accéder aux IUT ou présenter une demande de préinscription en 1re année dans une UFR déposent leur candidature via le Minitel, en composant le 36 16 code ABACTEL. Un guide, disponible dans les lycées et à l’université, les aide à effectuer correctement cette saisie en dix à douze minutes (Figures 3 a et 3b).
À cette époque, puisque seuls 20 % des ménages sont équipés de Minitel et que le coût de connexion est élevé, le BIRE a pris l’initiative de conclure des partenariats. Des Minitels sont mis gratuitement à la disposition des étudiants dans les locaux des mutuelles étudiantes (MNEF et SMEREB), ainsi que dans vingt-cinq agences de la Caisse d’Épargne de Franche-Comté. Ces dernières recrutent même des étudiants, pendant quelques semaines, pour mieux accompagner les lycéens et leur famille dans la procédure d’inscription (Figure 4).
À la rentrée de 1996, sous Claude Oytana, l’université de Franche-Comté fait le choix du logiciel APOGÉE[6], destiné à gérer et suivre les diplômes et les étudiants, afin de disposer dans le domaine pédagogique d’un outil commun à toutes les composantes. Nécessitant une description à jour de l’offre de formation, APOGÉE fournit aux étudiants une information plus précise sur les diplômes proposés et, aux responsables de l’université, une connaissance plus approfondie des étudiants pour piloter au mieux l’établissement. Enfin, comme le logiciel garde en mémoire l’historique des données administratives et pédagogiques, il permet un meilleur suivi des cursus. Cette mise en place, qui va profondément changer les habitudes de travail, représente une grande transformation. Pour préparer l’utilisation du logiciel, le cahier des charges nécessite de décrire au préalable les diplômes et de repenser les procédures d’inscription, mais également de remettre à plat l’offre de formation et les règles d’obtention des diplômes. Un comité de pilotage, pour échanger sur les problèmes rencontrés et mutualiser les réponses apportées, est constitué. Les chefs de projet sont Élisabeth Flénet, responsable du service informatique, Anne-Cécile Klur, coordinatrice (remplacée ensuite par Christine Lopez) et Michelle Genevois, responsable de la scolarité centrale. Ce comité implique dans sa réflexion les différents acteurs concernés : gestionnaires de scolarité, enseignants, informaticiens. L’équipe suit l’implantation du logiciel, assure le suivi technique, la formation des personnels et la redéfinition des organisations. De plus, il prend en compte l’adaptation du logiciel aux particularités de chacune des composantes, toute difficulté représentant autant d’urgences que le service informatique doit résoudre. Les premiers utilisateurs, très satisfaits du dispositif, soulignent la rapidité du traitement de leur inscription, ayant obtenu leur carte d’étudiant en sept ou huit minutes, alors qu’autrefois ils la recevaient parfois en décembre ou en janvier.
En ce qui concerne les demandes de préinscription[7] , la procédure ABACTEL change de nom et s’intitule ABACWEB en 2004 (5a, 5b, 5c et 5d).
En 2009, face à une pression croissante des effectifs, le ministère met en place un portail d’admission postbac (APB), qui ne donne pas satisfaction car il procède par tirage au sort pour l’attribution des inscrits lorsque le nombre de places ne suit pas. En 2018, les nouvelles étapes dans les parcours des inscriptions des étudiants sont induites avec la Loi ORE[8], qui impose une plateforme nationale Parcoursup où tous les lycéens, apprentis, étudiants qui souhaitent s’inscrire en 1ère année doivent formuler des vœux. En 2023, la plateforme monmaster.gouv.fr, rénovée et amendée par rapport aux versions précédentes du portail[9], est destinée aux étudiants s’inscrivant en 1ère année du diplôme national de master. Ce site, qui recense environ 3 500 formations et 8 000 parcours de masters en France, offre aux étudiants l’avantage de présenter un dossier de candidature unique, suivant un calendrier commun, à l’échelle nationale. La plateforme met en relation les étudiants et les établissements, sans utiliser d’algorithme. Seuls les établissements restent responsables des admissions des candidats.
Pégase, un nouveau système d’informations porté par l’Agence de mutualisation des universités (AMUE) et l’association Cocktail, est destiné à remplacer, pour partie, Apogée, en septembre 2026. Cette nouvelle solution mutualisée au sein du projet PC-scol rassemble 200 experts nationaux, issus d’une trentaine d’établissements, dont l’université de Franche-Comté. Il permet la gestion des formations des établissements d’enseignement supérieur, mais aussi, l’accompagnement et le service aux études.
Depuis la rentrée universitaire 2015 qui voit la fondation d’UBFC, les établissements membres fondateurs, dont l’université de Franche-Comté, proposent une carte d’étudiant commune, le PASS’UBFC[10]. Multiservices, elle offre un accès « tout en un », entre établissements, aux étudiants se déplaçant d’un établissement supérieur à un autre, en particulier à tous les restaurants universitaires de la région Bourgogne Franche-Comté et au réseau des bibliothèques universitaires (6).
Désormais intitulé bureau des études et de la scolarité depuis 2022, date de la fusion du service réglementation des études et du pôle formation, le service central de la scolarité compte dix personnels qui se répartissent en trois pôles de compétences : ingénierie des formations, supports aux outils de formation et réglementation. Un audit externe a été réalisé en début d’année 2024 pour mieux assurer l’ensemble des missions du service. L’accompagnement en cours, dans une approche systémique, vise à instaurer un pilotage par les processus et à entrer dans une démarche d’amélioration continue. En 2023, l’ensemble des scolarités a géré les inscriptions et réinscriptions des 24 219 étudiants, sans compter les stagiaires du centre de linguistique appliquée et les auditeurs de l’université ouverte.
(4) Campagne de communication sur les possibilités d’inscription dans les agences de la Caisse d’Épargne de Franche-Comté, 1991. Catherine Zask.
(Figures 5a, 5b, 5c et 5d) Guide de candidature ABACWEB, en 2006, 2007 et 2008. Catherine Bouteiller.
(Figure 6) Flyer de promotion de la carte PASS’UBFC, 2015. Christelle Munier.
